Home Page

Как вы знаете, вопросу мониторинга проектов Темпус придается большое значение. Это направление деятельности Национальных Офисов Темпус в дальнейшем будет еще более усиливаться. Учитывая, что проведению мониторинга должна предшествовать большая подготовительная работа, предлагаем вашему вниманию некоторые правила по проведению мониторинга проектов Темпус.

Ежегодно НОТ совместно с Региональным Координатором составляет план мониторинга проектов, который утверждается Исполнительным Агентством по образованию, аудиовизуальным средствам и культуре Европейской Комиссии. Как правило, НОТ проводит мониторинг проектов не ранее, чем через шесть месяцев после его начала.

Следует иметь в виду, что мониторинговый визит проводится Координатором НОТ от имени Европейской Комиссии как часть мероприятий по мониторингу всех проектов Темпус. Цель мониторинга – содействовать своевременной и успешной реализации проекта, достижению его целей.

Программа Темпус использует две стандартные формы мониторинга:

Деятельность по мониторингу включает три элемента:

Учитывая особую важность подготовительной работы, мы обращаем основное внимание на подготовке к мониторинговому визиту.

Подготовка. Как правило, за пять - шесть недель до проведения мониторинга НОТ согласует с местным координатором дату мониторингового визита. Следует учесть, что визиту обычно предшествует работа, проведенная другими организациями и лицами. В частности, это академическая оценка независимыми академическими экспертами, техническая и заключительная оценка содержания проекта, которая проводится Исполнительным Агентством по образованию, аудиовизуальным средствам и культуре Европейской Комиссии на основе консультаций с соответствующими структурами в странах–партнерах (Министерство образования, Представительство Европейской Комиссии, НОТ), а также промежуточные отчета консорциума. Таким образом, до проведения мониторингового визита НОТ имеет в своем распоряжении ряд документов.

На основе имеющихся документов, обсуждения с представителями Исполнительного Агентства, а также представленной координатором информации, за три недели до дня мониторинга НОТ готовит так называемый «visit brief», содержащий краткую информацию по проекту, список его участников, с которыми организованы встречи, цели и задачи проекта. Поэтому важно, чтобы Координатор проекта заранее составил программу с графиком встреч с участниками проекта. (Примерный график прилагается для информации). Исходя из возможностей участников проекта и целесообразности отдельных встреч с различными группами, в него можно вносить необходимые изменения.

Первые контакты обычно устанавливаются с местным координатором проекта по телефону, электронной почте (предпочтительно по телефону) для согласования даты визита и чтобы удостовериться, что как можно большее членов команды проекта имеют возможность присутствовать на встрече. Очень важно, чтобы на встрече присутствовали все, кто участвует в проекте – представители администрации, студенты, обучающиеся, преподаватели, представители других учреждений и организаций, и, если возможно, представители органов, принимающих решения, другие заинтересованные стороны.

Желательно, чтобы до встречи был подготовлен и представлен письменный документ с краткой самооценкой по проекту, а также любые другие документы, которые могут оказаться полезными при подготовке к визиту – протоколы мероприятий по проекту, отчеты и т.д.
По просьбе НОТ местный координатор проекта:

После неформального согласования указанных вопросов с местным координатором, НОТ направляет в соответствующий университет два официальных письма: одно – на имя ректора, другое – координатору (как правило, по стандартной форме). Вместе с письмом НОТ предлагает местному координатору проекта примерные вопросы , которые будут обсуждаться во время встречи.

В согласованное время проводится мониторинговый визит, в котором обязательно принимает участие Координатор программы Темпус в стране. При необходимости, для участия в нем могут быть приглашены другие эксперты.
В завершение визита Координатор сообщает свои первые впечатления команде проекта, руководству университета, другим заинтересованным лицам во время итоговой встречи в тот же день. Затем Координатор готовит Отчет по итогам мониторинга, который будет представлен в Исполнительное Агентство. Комиссия затем направляет официальное письмо грантополучателю с обобщенными промежуточными результатами. Грантополучатель информирует руководство университета и местного координатора проекта.

Приложение 1.

Примерные вопросы для обсуждения в процессе мониторинга.

Эффективность

Обзор целей и результатов, отраженных в заявке на проект. Были ли внесены изменения или они реализуются без каких-либо изменений?
Статус реализации проекта. В какой степени и насколько эффективно реализованы основные этапы и вехи проекта, отраженные в проектной заявке. Соответствует ли качество реализованных мероприятий первоначальным ожиданиям.
В какой степени были достигнуты запланированные индикаторы проекта?
Способствуют ли результаты, полученные с начала проекта, достижению целей и задач проекта;
В какой степени бенефициары и представители заинтересованных сторон (академический и административный персонал, студенты, обучающиеся, институциональные партнеры) имеют доступ к результатам проекта?
Каков уровень участия представителей заинтересованных сторон в управлении /реализации проекта, сопричастности к проекту;
Получают ли пользу от проекта те бенефициары, которые предусматривались планом;
Соответствуют ли дополнительные эффекты или второстепенные участники, (запланированные или не запланированные) целям проекта;
Как новые методологии воспринимаются преподавателями и студентами? Вовлечены ли преподаватели и студенты в процесс реформирования?
Проводилась ли оценка новых или обновленных курсов? Как?
Была ли создана система оценки и обеспечения качества?
Какая работа проводится по совершенствованию навыков владения языками или информационными технологиями среди местных штатных работников? Студентов? Сколько человек принимают участие в мероприятиях проекта в университете, в институте? Сколько учебных материалов было разработано?
Наличие приобретенных/разработанных материалов и доступность их для студентов;
Как новое оборудование помогает в обновлении методов обучения? В усилении процесса учения? Доступно ли оборудование для работников и студентов (часы работы, самообслуживание)? Наличие акта передачи оборудования и постановки на учет в университете.
Как осуществляется управление проектом? Наличие протоколов встреч, списки участников, программ. В какой степени внешние факторы повлияли на изменения в рабочем плане и/или ожидаемых результатах.
Как и какие механизмы внутреннего мониторинга проекта реализуются?
Какая стратегия распространения результатов проекта применяется?
Если проект предполагает международный/региональный подход, и включает университеты двух и более стран, то в какой мере соответствует и эффективен ли данный подход для достижения целей проекта на национальном уровне?
Какие меры были предприняты для укрепления взаимоотношений между университетами Казахстана и других стран?

Потенциал устойчивого развития

В какой степени достигнутые результаты продолжаются/продолжатся после завершения финансирования.
Уровень политической поддержки (со стороны администрации университета), оказываемой проекту.
Как проект способствует развитию университета и повышению квалификации работников;
В какой степени результаты экономически, финансово, социально приемлемы для учебных заведений стран-партнеров;
Какие шаги были предприняты для обеспечения признания учебного плана и программы Ученым Советом университета или министерством образования?
Каково соотношение мужчин/женщин, принимающих участие в повышении квалификации? Каково соотношение между «молодыми» работниками и представителями «более старшего» поколения?
Оказал ли влияние проект на развитие международных контактов университета? Если да, то как?
Относительно оборудования – какие меры по его техническому обслуживанию были приняты?

Потенциальное воздействие

Какие процессы модернизации имели место на уровне факультета/университета, и какое воздействие оказал проект Темпус на эти процессы? В какой степени усовершенствованы учебный процесс, учебный план и программа, и что оказало наибольшее влияние на повышение уровня подготовки студентов?
Воспринимается ли проект университетом, как способствующий развитию университета в качестве «центра передового опыта и экспертизы» в данной области? Признается ли вклад проекта в рост престижности университета на национальном или международном уровне?
Какое воздействие оказал проект на реформирование высшего образования и процессы модернизации? Было ли оказано какое-либо влияние на внедрение принципов Болонского процесса в стране?
Какие возможности созданы для проекта за пределами конкретных его целей, в частности, в отношении повышения возможности трудоустройства выпускников и расширения сотрудничества между университетом/предприятиями?

Дополнительные вопросы

Их содержание зависит от цели и специфики проекта, содержания замечаний и предложений, сделанных во время предыдущего мониторинга, анализа промежуточных отчетов и т.д.). Они могут касаться вопросов адаптации учебных материалов для соответствующего курса в соответствии с потребностями страны, подробного описания процесса разработки учебной программы, мероприятий по подготовке/переподготовке преподавателей, распространения опыта после проведенного обучения, распространения результатов проекта как внутри партнерских учреждений, так и вне проектного консорциума.

В ходе мониторинга команда проекта может воспользоваться возможностью задать любой вопрос, спросить совета или обсудить дальнейшие шаги в реализации проекта.

Приложение 2.

Примерная программа встречи

Время	Содержание мероприятия
9.00 - 9.30.	Встреча с ректором/проректором (возможно и в конце дня)
9.30-10.10	Ознакомление с программой мониторинга (НОТ) и презентация проекта координатором
10.10-11.30.	Встреча с участниками проекта, участвовавшими в учебных стажировках/обучающих мероприятиях
11.30 - 13.00	Встреча с преподавателями, участвующими в мероприятиях проекта
13.00-14.00	Перерыв
14.00-14.30	Посещение учебного класса
14.30-15.00	Встреча со студентами, обучающимися в рамках проекта
15.00-15.30	Встреча с административным персоналом проекта
15.30-16.00	Подведение итогов (НОТ)
16.00-16.30	Ознакомление с предварительными итогами мониторинга

Перечень вопросов, как правило, общий для всех проектов. Вы можете ознакомиться с примерными вопросами в приложении к данному письму. Однако следует иметь в виду, что вопросы могут несколько отличаться в зависимости от содержания проекта, характера замечаний и предложений, сделанных на основании промежуточных отчетов, предыдущего мониторинга и т.д.